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E-Mails: So behalten Unternehmen den Überblick

16.05.2011

Nur knapp zwölf Prozent der Unternehmen haben eine verbindliche Regelung für den Umgang mit geschäftlichen E-Mails, so das Ergebnis einer Umfrage von Iron Mountain [1] und TNS Emnid, für die Entscheider aus den Branchen Industrie, Handel und Dienstleistung befragt worden sind. Die Unternehmen müssen sich der Herausforderung stellen, geschäftsrelevante Inhalte für interne und externe Prüfungen jederzeit aus dem E-Mail-System bereitstellen zu können. Hinzu kommen vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen nach gesetzlichen Regelungen wie der digitalen Betriebsprüfung (GDPdU) oder den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBS). 

Mit fünf Tipps will Iron Mountain jetzt aufzeigen, welche Funktionen für ein professionelles E-Mail-Management wichtig sind:

  1. Automatische Archivierung – die E-Mail-Archivierung sollte nicht über PST-Dateien erfolgen. Denn diese Dateien lassen sich leicht löschen oder können durch eine defekte Festplatte oder einen gestohlenen Laptop verloren gehen. Professionelle Lösung speichern die Daten automatisch an einem sicheren Speicherort, zum Beispiel in speziell für die Archivierung implementierten unternehmensinternen NAS- oder SAN-Systemen.
  2. Leistungsfähige Suchfunktion – die E-Mail-Management-Lösung sollte über umfassende Suchfunktionen verfügen, die sowohl eine einfache Stichwortsuche als auch Begriffskombinationen über logische Suchoperatoren (Boolescher Operatoren) über das gesamte Archiv hinweg ermöglichen.
  3. Standortübergreifender Zugriff – Mitarbeiter wie Administratoren sollten von jedem Unternehmensstandort auf das E-Mail-Archiv zugreifen können. Unterstützt die Archivierungslösung die entsprechenden Clients, lassen sich zudem mobile Geräte mit einbinden, die ein Großteil der Unternehmen auch für die Bearbeitung geschäftlicher E-Mails nutzt.
  4. Granulares Aufbewahrungsmanagement – die E-Mail-Archivierung sollte sich an die Entwicklung eines Unternehmens sowie an veränderte gesetzliche Regelungen anpassen lassen. Dadurch können IT-Verantwortliche Aufbewahrungsrichtlinien oder -zeiträume flexibel nach Bedarf erweitern oder einschränken.
  5. Umfassende Wiederherstellungsfunktionen – ein professionelles E-Mail-Management sollte Disaster Recovery integrieren. Erfolgt die Archivierung über Schattenkopien der Exchange-Umgebungen, können Administratoren bei einem Ausfall des Produktions-Servers das E-Mail-System vollständig wiederherstellen.

 

 


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